Alternativ till Confluence och Notion på egen server: Docmost, Outline och BookStack jämförda

Det korta svaret

Kommer du från Notion, välj Docmost: den importerade vår Notion-export bäst, låter sidor ligga i varandra så djupt du vill och har samtidig redigering och diagram i gratisversionen, men inget svenskt gränssnitt och ingen enkel inloggning (SSO) utan en betald licens. Välj Outline om ni skriver tillsammans hela dagarna, vill ha en snabb redigerare på svenska och loggar in via Google, Microsoft eller er egen inloggningsserver. Välj BookStack för dokumentation som några få skriver och många läser, särskilt om du kommer från Confluence Server eller Data Center: den är minst, har LDAP, SAML, export till PDF och alla funktioner gratis under MIT-licensen, men ingen samtidig redigering och ingen import från Confluence eller Notion.

Ingen av de tre importerade vår Confluence-export gratis.

Det här testade vi

Vi installerade alla tre på samma nya Melonslab VC-P Alloy (2 vCPU, 8 GB) med Debian 13, den ena efter den andra, och följde våra guider Docmost med rootless Podman, Outline med rootless Podman och BookStack med rootless Podman steg för steg. De körde under var sin användare, bakom samma Caddy. Varje steg fungerade som det stod skrivet.

Sedan byggde vi samma wiki i alla tre:

• en del som heter Example, med 20 sidor under Handbook, IT och Sales, med rubriker, tre tabeller, två bilder, två kodblock, ett Mermaid-diagram, en bifogad PDF och en att göra-lista. Sju av sidorna var på svenska, som Friskvårdsbidrag, Sjukanmälan och Lösenordspolicy;
• en dold del, Management, med en budget och en sida om löner;
• en administratör, Anna, och en redaktör, Erik, som fick redigera allt i Example men inte se Management alls;
• en kommentar från Anna på en sida, med ett svar från Erik.

Sedan lät vi Anna och Erik redigera samma sida i två webbläsare, körde samma 43 sökningar som båda, återställde en äldre version av en sida, importerade en export från Notion och en från Confluence, exporterade sidor och hela delar, publicerade en sida på webben, startade om servern, mätte minnet i vila och medan två personer arbetade, och körde säkerhetskopieringen och återställningen från varje guide.

Confluence och Notion testade vi inte. Vi skapade inga konton hos dem. Det sidan säger om dem kommer från Atlassians och Notions egna sidor, som vi länkar till där vi använder dem och läste den 14 oktober 2026.

Siffrorna

Minnet är summan av appens containrar, mätt med podman stats fyra och en halv minut efter en omstart, när vi hade öppnat varje wiki en gång. Toppen är det högsta värdet medan Anna och Erik sökte, läste och redigerade sidor via varje apps API i tre minuter, omkring fem anrop i sekunden. Tiderna är hur lång tid guidens kommandon tog att köra, mest för att hämta avbilder, inte tiden det tar att läsa och skriva dem. Det mesta av datan på disken är databaserna själva: våra sidor, bilder och PDF:en tar långt under en megabyte.

Installation

Alla tre är några containrar bakom Caddy, och alla tre guiderna fungerade som de var skrivna. Skillnaderna gäller det första kontot och e-posten.

• Docmost visar en installationssida för den första besökaren, så vår guide skapar arbetsytan via en SSH-tunnel innan wikin är ute på nätet. Den fungerar utan e-post: du kopierar en inbjudningslänk och skickar den själv.
• Outline skapar sin arbetsyta med ett curl-kommando och har inga lösenord: man loggar in med en länk som skickas med e-post eller via en inloggningstjänst. Utan fungerande e-post, eller Google, Microsoft eller en egen inloggningsserver, kommer ingen ny in. Outline begränsar också hur många inloggningsmejl den skickar: när vi bad om många i rad svarade den Rate limit exceeded for this operation resten av timmen.
• BookStack börjar med en standardadministratör, admin@admin.com med password, som vår guide byter ut innan wikin är ute på nätet. Den fungerar utan e-post: du sätter lösenorden själv.

Skriva och redigera samtidigt

Docmost och Outline har samma sorts redigerare: / på en tom rad visar blocken, kortkommandon från Markdown fungerar medan du skriver och ändringar sparas av sig själva. Vi öppnade samma sida som Anna och Erik i två webbläsare och lät Anna skriva en mening. I båda syntes den i Eriks fönster inom tre sekunder, med en flagga med Annas namn vid hennes markör.

BookStack fungerar som en klassisk wiki: du väljer Edit, skriver i en redigerare som liknar ett ordbehandlingsprogram eller i Markdown, och väljer Save Page. Det går inte att redigera samtidigt. När Erik hade börjat redigera en sida och Anna öppnade den varnade BookStack henne: "Erik Lund has started editing this page in the last 60 minutes. Take care not to overwrite each other's updates!"

Andra skillnader vi såg:

• Diagram. Docmost ritade vårt Mermaid-diagram och har dessutom Excalidraw och draw.io i /-menyn; draw.io hämtas från diagrams.net i användarens webbläsare. Outline ritade också Mermaid-diagrammet. BookStack visade det som vanlig kod: dess enda diagramverktyg är draw.io, som vår guide stänger av så att webbläsare inte hämtar det från diagrams.net, och som du kan köra själv enligt dess guide.
• Bilagor. Alla tre tog emot vår PDF. Docmost och Outline visar den som ett filblock på sidan; BookStack listar den bredvid sidan och länkar till den.
• Struktur. Docmost har utrymmen (spaces) och Outline samlingar, och i båda kan en sida innehålla andra sidor så djupt du vill. BookStack har fyra fasta nivåer, hyllor, böcker, kapitel och sidor, och en sida kan inte innehålla en annan sida. Våra Handbook, IT och Sales blev kapitel i en bok.
• Kommentarer. Alla tre har kommentarstrådar med svar. I BookStack hade standardrollen Editor ingen rätt att kommentera på en ny installation: Eriks svar nekades tills vi gav rollen behörigheterna under Comments i Settings > Roles. Att markera kommentarer som lösta i Docmost kräver en betald licens.

Behörigheter

Alla tre höll Erik utanför Management: hans sökningar hittade inte sidorna där, och när han öppnade en fick han ett fel. Skillnaden är hur detaljerat du kan styra.

• Docmost styr åtkomst per utrymme, med grupper: Full access, Can edit eller Can view. När vi satte Erik till Can view nekade Docmost hans ändringar, nya sidor och kommentarer. Behörigheter på en enskild sida kräver en betald licens.
• Outline styr åtkomst per samling, för alla eller för personer och grupper, och ett enskilt dokument kan också delas med en person. Gästanvändare, för personer utanför företaget, finns bara i betalversionen.
• BookStack styr behörigheter per roll, på en hylla, bok, ett kapitel eller en enskild sida, var för sig för att visa, skapa, redigera och ta bort, allt i gratisversionen. Det finns inga behörigheter för en enskild person, så ett undantag kräver en egen roll. Bilder är undantaget från inloggningen: alla som har en bilds adress kan öppna den utan att logga in, vilket vi bekräftade igen här. I Docmost och Outline kräver bilder inloggning.

Sökning, på engelska och svenska

Vi körde samma 43 sökningar som Anna och som Erik i alla tre, 31 av dem med svenska ord. Alla tre hittade ord i text, tabeller och kod, och höll Eriks träffar till det han får se. Ingen förlät ett stavfel: bakup gav inget någonstans. Och ingen hittade orden i vår bifogade PDF; i Docmost kostar det.

På svenska betedde sig alla tre ungefär likadant, eftersom alla tre matchar början av ord:

• De hittade friskvård i Friskvårdsbidrag, förmån i "Förmåner", lön i Lönerevision, sjuk i Sjukanmälan och sommarsemester i "Sommarsemestern".
• Ingen av dem förstod svenska böjningar eller slutet av sammansatta ord. semestern, fakturan, läkarintyget, nyckel, barnen och bidrag gav inget i någon av dem, fast sidorna säger "semester", "faktura", "läkarintyg", "Nycklar", "barn" och "friskvårdsbidrag".
• Utan å, ä och ö hittade goteborg och losenord sidorna Kontoret i Göteborg och Lösenordspolicy i Docmost och BookStack, men ingenting i Outline.

På engelska förstår Docmost och Outline böjningar: salary hittade också budgetsidan, där det står "Salaries"; det gjorde inte BookStack. Med flera ord letar Docmost och Outline efter sidor med alla orden, medan BookStack visar sidor med något av dem: floor plan gav en sida i Docmost och Outline och tre i BookStack, och Vård av barn gav fem i BookStack, på grund av ordet "av". Med citattecken, som "guest network", letade BookStack efter hela frasen.

Sidhistorik

Alla tre sparar tidigare versioner och kan gå tillbaka till en. Vi ändrade en sida och återställde sedan versionen före.

• Docmost sparar en version ungefär fem minuter efter den senaste ändringen. Page history i sidmenyn listar dem, och Restore frågar "Are you sure you want to restore this version? Any changes not versioned will be lost."
• Outline sparar en version när alla har stängt dokumentet, eller fem minuter efter den senaste ändringen, och återställer en från History.
• BookStack gör en version vid varje sparning, behåller de senaste 100 per sida och återställer en från Revisions.

Import från Confluence och Notion

Vi använde inget riktigt konto hos Confluence eller Notion. Vi byggde båda exporterna för hand, små och i de format Atlassian och Notion beskriver, och vi säger det rakt ut: det här är exporter vi har gjort själva, inte exporter från de riktiga tjänsterna:

• en Notion-export i formatet "Markdown & CSV": en ZIP-fil med en översta sida och tre sidor under den i en mapp, med Notions id i filnamnen, en callout, en att göra-lista, en tabell, en bild, en PDF, ett Mermaid-diagram, en länk mellan sidor och en liten databas som en CSV-fil med en sida per rad;
• en Confluence-export av ett utrymme som HTML: en ZIP-fil med en index.html, en HTML-fil per sida med Confluences brödsmulor och sidlayout, en informationsruta, en tabell, och bilden och PDF:en under attachments/ i en mapp per sida.

Det här blev resultatet:

• Docmost importerade Notion-exporten via Import pages > Notion. Sidorna behöll sitt träd och tappade id:na i namnen, och tabellen, att göra-listan, bilden, PDF:en, Mermaid-diagrammet och länken mellan sidorna kom med. Calloutrutan blev en vanlig rad med sin emoji, sidans egenskaper blev vanlig text och databasen blev en tom sida med sina rader som sidor under sig: själva tabellen försvann. Confluence finns i samma meny, men importen misslyckades med "This feature requires a valid license."
• Outline 1.11 importerar från Notion bara via Notions API, som en koppling du sätter upp med en egen Notion-integration. Det testade vi inte, eftersom det kräver ett konto hos Notion. Dess Markdown-import, som är tänkt för Outlines egna exporter, tog vår Notion-ZIP nästan lika bra som Docmost: träd, tabell, uppgifter, bild, PDF, diagram och länkar kom med, men calloutrutan syntes som råa <aside>-taggar och den översta sidans egen text försvann, eftersom den blev samlingen. Outlines import från Confluence finns bara i betalversionen.
• BookStack importerar bara sitt eget ZIP-format och tog inte emot någon av dem: "Could not find and decode ZIP data.json content."

När vi i stället importerade Confluence-exporten som vanliga HTML-filer, vilket både Docmost och Outline tillåter gratis, fick sidorna filernas namn, som Onboarding_65538, med Confluences brödsmulor i texten och trasiga bildlänkar. För en riktig flytt från Confluence, räkna med en betald licens för Docmost eller Outline, eller med ett skript mot API:t.

Export

En export är en kopia att läsa utan appen, inte en säkerhetskopia: användare, behörigheter och historik finns inte med.

Publicera på webben

• Docmost har Share to web på varje sida, med undersidorna om du vill. En besökare utan konto kunde läsa vår delade sida, med bild. Alla som får redigera en sida kan dela den, och att stänga av delning för hela wikin kräver en betald licens.
• Outline har en publik länk på varje dokument, som en besökare utan konto kunde läsa, med bild. Administratörer kan stänga av publik delning under Security.
• BookStack har ingen länk per sida. Allow public access under Settings öppnar det som rollen Public får se, vilket du begränsar per bok, kapitel eller sida. När det var på kunde en besökare läsa en sida utan att logga in.

Inloggning, SSO och API

Vi testade det som varje guide sätter upp: lösenord i Docmost och BookStack och e-postlänken i Outline. Vi testade ingen enkel inloggning (SSO).

• Docmost har lösenord. SAML, OpenID Connect, LDAP och tvåstegsverifiering kräver alla dess betalda Business-licens, som enligt Docmosts prissida kostar 6 US-dollar per användare och månad, med årsbetalning och minst 10 användare. Det gör också API-nycklar: Docmosts dokumentation säger "The API is an enterprise feature." Vi byggde Docmosts testwiki via det interna API som dess egna webbsidor använder, och det är inte tänkt för skript.
• Outline har inga lösenord. Inloggning via Google, Microsoft, Slack, Discord eller en OpenID Connect-server, som authentik, är gratis; SAML finns i betalversionen. Dess API är komplett och gratis, med en nyckel som varje användare kan skapa.
• BookStack har lösenord med tvåstegsverifiering, och LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google, Microsoft med flera, allt gratis. Dess REST-API är gratis och dokumenterat i själva wikin på /api/docs.

Svenska

• Docmost finns inte på svenska. Varje användare kan välja ett av 12 språk, bland dem engelska, tyska och franska.
• Outline finns på svenska: Svenska (Swedish) under Preferences, och dess guide visar hur du gör det till standard. Vi bytte Eriks språk och såg menyer som "Hem", "Sök" och "Samlingar".
• BookStack finns på svenska: Svenska under My Account, och dess guide visar hur du gör det till standard. Där såg Erik menyer som "Hyllor", "Böcker" och "Revisioner".

I alla tre stannar innehållet på det språk du skriver det på.

Resurser

Alla tre är små jämfört med en server på 8 GB, och alla tre körde samtidigt på vår testserver, med gott om utrymme kvar.

• BookStack är en PHP-app. Det mesta av dess 154 MB var MariaDB, och den rörde sig knappt när den användes, till 168 MB.
• Outline är en Node.js-app på omkring 260 MB i vila, som växte till 414 MB när den användes och sjönk till 271 MB efteråt.
• Docmost är en Node.js-app på omkring 290 MB i vila som växte mest när den användes: till 764 MB som mest under våra tre minuter. Den sjönk till 337 MB några minuter senare. Dess guide mätte omkring 520 MB efter en timmes vanlig användning.

Uppdateringar och säkerhetskopior

Docmosts guide följer taggen 0.96 och Outlines taggen 1.11, så rättningar installeras av sig själva, och du går över till nästa version, varje eller varannan månad för båda, genom att byta tagg efter att ha läst versionsinformationen. Docmost har ännu inte nått version 1.0. BookStacks guide följer latest av en avbild som görs av LinuxServer.io, eftersom BookStack inte ger ut någon egen. Den avbilden tömmer BookStacks sessioner varje gång den startar, så alla måste logga in igen efter en uppdatering eller en omstart; Docmost och Outline höll folk inloggade.

Varje säkerhetskopia är en dump av databasen, en volym med uppladdningarna och nycklarna från installationen: 740 KB för Docmost, 804 KB för Outline och 648 KB för BookStack i vårt test. Vi återställde alla tre till tomma volymer, och sidorna, bilderna, kommentarerna, användarna och behörigheterna kom tillbaka. Alla tre startade också igen av sig själva efter en omstart av servern.

Licens och kostnad

Vi läste licenstexterna och prissidorna den 14 oktober 2026.

• Docmost görs av Docmost, Inc. i USA. Kärnan är öppen källkod under AGPL 3.0; betalfunktionerna finns i samma avbild under Docmosts egen företagslicens och låses upp med en nyckel. Business kostar 6 US-dollar per användare och månad, med årsbetalning och minst 10 användare, och lägger till SSO, tvåstegsverifiering, API-nycklar, behörigheter per sida, import från Confluence, Word och PDF, sökning i bilagor, AI och möjligheten att stänga av publik delning. Granskningsloggar och SCIM finns i Enterprise, till ett pris du får fråga efter.
• Outline görs av General Outline, Inc. i USA, under Business Source License 1.1, som enligt sin licenstext "is not an Open Source license". Du får köra den för din egen organisation, men inte sälja den till andra som en "Document Service", och varje version blir öppen källkod under Apache 2.0 fyra år efter att den släpps: 12 oktober 2030 för 1.11.0. Business-versionen för egen server, 4 US-dollar per användare och månad med årsbetalning och minst 10 användare, lägger till gästanvändare, SAML, säkerhetsloggen, importen från Confluence och AI-svar.
• BookStack är öppen källkod under MIT-licensen och görs av Dan Brown i Storbritannien tillsammans med sin community. Det finns ingen betalversion. HTTP Functions Ltd säljer support för 450 pund om året, eller 4 500 pund för sin företagsplan.

För ett företag som kör en wiki för sin egen personal tillåter alla tre licenserna det utan kostnad, och på din egen server stannar dokumenten i Sverige.

Confluence och Notion i dag

Det här kommer från Atlassians och Notions egna sidor, lästa den 14 oktober 2026, inte från våra tester.

Confluence Server är borta: "As of February 15, 2024 PT, Server products are no longer supported" (Atlassian).

Confluence Data Center, versionen du kör själv, läggs också ner. Enligt Atlassians sida om livslängden, som räknar upp Confluence Data Center bland produkterna:

• nya kunder kunde inte längre köpa den efter 30 mars 2026;
• befintliga kunder kan köpa nya abonnemang och utöka fram till 30 mars 2028;
• 28 mars 2029 löper abonnemangen ut, och produkterna går bara att läsa i.

Atlassian visar inget pris för Data Center på Confluences prissida; där ber de dig kontakta dem.

Confluence Cloud är enligt prissidan gratis för upp till 10 användare med 2 GB filer, men "The Free plan doesn't allow permission settings for spaces or pages." Standard kostar enligt listan 7,15 US-dollar per användare och månad och Premium 14,10, med månadsbetalning, för upp till 100 användare. SSO kräver ett separat abonnemang på Atlassian Guard under Enterprise. Atlassian kan lagra datan i EU, i Frankfurt och Dublin, från Standard och uppåt, enligt sidan om datalagring. Confluence Cloud kan importera en export från Notion, och ett utrymme kan exporteras som PDF, CSV, HTML eller XML.

Notion finns bara som tjänst. Dess prissida listar Free, Plus, Business och Enterprise och ingen version att köra själv, och säkerhetssidan säger "Notion is hosted by AWS". Vi hittade ingen sida hos Notion som säger rakt ut att den inte går att köra på egen server. Som standard "your data will continue to reside in the United States", och att hålla datan i EU ingår i Enterprise, enligt sidan om datalagring. Prissidan visade oss Plus för 9,50 euro och Business för 19,50 euro per medlem och månad, med årsbetalning; sidhistoriken sparas 7 dagar i Free, 30 i Plus och 90 i Business; och SSO med SAML börjar på Business. Notion exporterar sidor som PDF, HTML eller Markdown och CSV, enligt dess hjälpsida.

Det här ger du upp jämfört med Confluence och Notion

Med en egen server stannar dokumenten i Sverige, du betalar ett fast pris för servern i stället för per användare, och ingen kan lägga ner din wiki åt dig. Men var ärlig om vad du lämnar:

• Flytten. Ingen av de tre flyttade vår Confluence-export gratis. Docmost tog över vår Notion-export bra, men räkna med att städa calloutrutor, sidegenskaper och databaser för hand.
• Databaser. Notion exporterar en databas som en CSV-fil, och i vår import blev den en lista med sidor. Docmosts egna Bases och Kanban-tavlor finns i betalversionerna; Outline och BookStack har inget sådant.
• AI. Confluences betalplaner har AI-krediter för Rovo, och Notion har sin AI-agent från Business, enligt deras prissidor. Docmost och Outline har AI bara i sina betalversioner; BookStack har ingen.
• Driften. Uppdateringar, säkerhetskopior och servern är dina. Våra guider gör det till några kommandon, men någon måste äga det, och du behöver ett fungerande e-postkonto för inbjudningar, och i Outline för varje inloggning.
• Sökningen. Ingen av de tre förstod svenska böjningar i vårt test; semestern gav inget när det stod "semester" på sidan.

Vilken ska du välja

Kommer du från Notion: Docmost. Den importerade vår Notion-export med träd, bilder och diagram, och har samtidig redigering, Mermaid, Excalidraw och draw.io, kommentarer och publika sidor i gratisversionen. Dess svagheter är att den saknar svenskt gränssnitt, att SSO, API-nycklar och behörigheter per sida kräver en betald licens, att den använde mest minne av de tre och att projektet ännu inte nått version 1.0. Följ Docmost-guiden, på en VC-P Alloy.

Kommer du från Confluence: BookStack, eller Docmost med licens. För ett team som körde Confluence på egna servrar ger BookStack LDAP eller SAML mot er befintliga katalog, behörigheter per sida, export till PDF, ett svenskt gränssnitt och en MIT-licens utan att något hålls tillbaka. Dess svagheter är att den saknar import från Confluence och samtidig redigering, de fyra fasta nivåerna, bilder som går att öppna utan inloggning för den som har adressen, att alla loggas ut vid varje uppdatering och en sökning som visar sidor med vilket som helst av dina ord. Om ett flyttverktyg och samtidig redigering väger tyngre ger Docmost Business, för 6 US-dollar per användare och månad, importen från Confluence och SSO. Följ BookStack-guiden. Den går gott och väl på en VC-P Alloy, bredvid andra appar.

En wiki för dokumentation: BookStack. Rutiner, anteckningar om servrar och manualer som ändras då och då, som några få skriver och många läser, passar dess struktur, behörigheter och PDF-export, på omkring 150 MB.

En kunskapsbank som teamet skriver i varje dag: Outline eller Docmost. Båda har den snabba redigeraren och samtidig redigering. Välj Outline om du vill ha svenska, gratis inloggning via Google, Microsoft eller en egen OpenID Connect-server och ett komplett gratis API; räkna med inloggning som hänger på e-post eller en tjänst, ingen export till PDF, en licens som inte är öppen källkod och ingen Notion-import från fil. Följ Outline-guiden, på en VC-P Alloy. Välj Docmost för diagrammen och Notion-importen, med AGPL-licens.

Även deras tre toppar sammanlagt blev bara omkring 1,35 GB, så en VC-P Alloy kör vilken som helst av dem, eller alla tre, som på vår testserver.