Alternativ till Google Docs och Microsoft 365 på egen server: Collabora Online och ONLYOFFICE Docs jämförda

Med Google Docs, Kalkylark och Presentationer, eller Word, Excel och PowerPoint på webben, skriver ett helt team i samma dokument samtidigt, i webbläsaren, med filerna på Googles eller Microsofts servrar. Collabora Online och ONLYOFFICE Docs gör samma sak på en egen server: båda är kontorspaket som körs i webbläsaren och kopplas till Nextcloud, som håller filerna, versionerna och delningen. Vi körde båda på samma server, med samma Nextcloud och samma dokument. Vad Google och Microsoft tar betalt, och vad du ger upp när du lämnar dem, står mot slutet av sidan, hämtat från deras egna sidor.

Det korta svaret

Välj ONLYOFFICE Docs om ni lever i Word-, Excel- och PowerPoint-filer och jobbar vid datorn: den ser ut och beter sig mest som Microsoft Office, ritar dokumenten i webbläsaren och använde minst extra minne per person. Välj Collabora Online om ni också redigerar i mobilen, föredrar öppna format eller vill ha allt utan licens: gratisversionen lät oss redigera i mobilen, där ONLYOFFICE gratisversion bara visar dokumenten, och den var minst av de två i vila. Båda behöll allt i vårt svenska avtal, vår budget och vår presentation, utom en övergång i PowerPoint.

Det här testade vi

Vi satte upp Nextcloud på en ny Melonslab VC-P Alloy (2 vCPU, 8 GB) med Debian 13 och följde vår guide Nextcloud med rootless Podman steg för steg, och varje steg fungerade som det stod skrivet. Vi har inga guider för de två kontorsservrarna, så vi installerade båda som projekten själva beskriver och anpassade dem till samma mönster: en egen användare, en Quadlet-enhet, lösenord eller nyckel som Podman-hemlighet och vår Caddy framför. Så körde vi Collabora Online och Så körde vi ONLYOFFICE Docs visar filerna. Båda körde samtidigt; Nextcloud använde en av dem åt gången, via appen Nextcloud Office (richdocuments 11.1.2) för Collabora eller appen ONLYOFFICE (10.2.1).

Båda fick samma tre filer, i var sin mapp som Anna delade med Erik:

• ett svenskt konsultavtal i Word-format: sidhuvud och sidfot med "Sida 1 av 2", en innehållsförteckning, sju numrerade avsnitt, en pristabell i kronor, två spårade ändringar från Anna Berg och Erik Lund, två kommentarer, svenska som språk och två felstavade ord ("avtallet", och senare "veckka") för att se rättstavningen;
• en budget i Excel-format: 48 transaktioner i kronor, VLOOKUP för kontonamn, XLOOKUP och SUMIFS på ett sammanställningsblad, villkorsstyrd formatering som gör överskridanden röda, ett stapeldiagram och en pivottabell;
• en presentation i PowerPoint-format: fyra bilder, två foton, talaranteckningar och fyra övergångar, en av dem "prism" från PowerPoint 2010.

Vi skapade filerna med Python-biblioteken python-docx och python-pptx och, för budgetens pivottabell och diagram, med LibreOffice; vi har inget Microsoft Office. Det är alltså Office-filer, men inte filer som Microsofts egna program har sparat, och LibreOffice är motorn i Collabora. Ha det i minnet när du läser resultaten.

I varje redigerare öppnade Anna alla tre filerna, skrev en mening sist i avtalet, ändrade ett belopp i budgeten, ändrade titelbilden och sparade. Vi laddade ner de sparade filerna och öppnade dem i LibreOffice 26.8 på vår egen dator för att se vad som överlevde. Sedan redigerade Anna och Erik avtalet samtidigt i två webbläsare utan fönster, vi återställde en äldre version, delade avtalet med en publik länk med redigeringsrätt och redigerade det utan konto, öppnade det i en webbläsare i mobilstorlek, exporterade det till PDF, bytte Erik till svenska, mätte minnet i vila och med 1, 2 och 5 personer som redigerade, öppnade ett dokument med 22 användare samtidigt och startade om servern.

Google Workspace och Microsoft 365 testade vi inte. Vi skapade inga konton hos dem. Det sidan säger om dem kommer från Googles och Microsofts egna sidor, som vi länkar till där vi använder dem och läste den 14 oktober 2026.

Siffrorna

Minnet är varje redigerares container, mätt med podman stats var tredje sekund. Nextcloud använde själv ytterligare 177 MB i vila efter omstarten, och dess webbserver växte till cirka 360 MB medan fem personer redigerade, med båda redigerarna. Tiden för att öppna räknas från klicket i Nextcloud tills dokumentet gick att redigera, i en Chromium utan fönster på en snabb förbindelse. Våra dokument är små; stora kalkylark och långa rapporter tar mer minne i båda.

Installation

Båda är en container bakom Caddy, plus en app i Nextcloud. Skillnaderna ligger i hur de når Nextcloud och hur de litar på det.

• Collabora och Nextcloud pratar med varandra åt båda hållen via WOPI: Nextcloud frågar Collabora vilka filtyper den hanterar, och Collabora hämtar och sparar varje dokument via Nextcloud. Collabora tar bara emot dokument från det Nextcloud den har fått veta om (aliasgroup1), och Nextcloud svarar bara på Collaboras anrop från adresserna i sin lista över tillåtna WOPI-adresser. Där måste både serverns IPv4- och IPv6-adress stå: Collaboras anrop kom till Nextcloud över IPv6 först, och nekades med "Unauthorized WOPI host" tills vi lade till den.
• ONLYOFFICE signerar varje anrop mellan sig och Nextcloud med en delad hemlighet, en nyckel för JSON Web Token. Utan rätt nyckel vägrar den öppna eller konvertera något; ett anrop utan token fick felet -8 tillbaka.

Två saker fick vi lösa:

• Inifrån en rootless container leder serverns egen publika adress inte till Caddy. Nextcloud nådde inte office.example.com förrän dess pod fick en AddHost-rad för namnet, samma knep som Nextcloud-guiden använder för sitt eget namn. ONLYOFFICE nådde Nextcloud på samma sätt.
• Collabora vägrar Podmans väg ut. Podman ger en container värden som en länklokal adress, 169.254.1.2, och Collabora blockerar sådana som adresser till molnets metadata: "Blocking connection to instance metadata address". Vi körde i stället Collabora med Network=host, så att den bara lyssnar på 127.0.0.1:8142.

Collaboras avbild är minimal och saknar skal, så podman exec collabora sh fungerar inte; vägarna in är loggen och adminkonsolen på /browser/dist/admin/admin.html, bakom adminlösenordet. ONLYOFFICE avbild har ett skal och de vanliga verktygen.

Filtrohet: det här överlevde en sparning

Det här hittade LibreOffice i varje fil efter att redigeraren hade öppnat, ändrat och sparat den:

Båda redigerarna tog alltså våra filer igenom hela. Den enda skillnaden: ONLYOFFICE sparade övergången prism märkt som att den kräver PowerPoint 2016, vilket LibreOffice inte säger sig förstå, så LibreOffice spelade den enkla toningen som filer från PowerPoint 2010 har som reserv. PowerPoint själv visar troligen prism; det kunde vi inte kontrollera. Ingen av dem uppdaterar en pivottabell av sig själv när datan ändras, precis som Excel: båda visade den gamla summan tills den uppdaterades.

På skärmen ser de olika ut. ONLYOFFICE verktygsfält, linjaler och kommentarsbubblor ligger nära Microsoft Office. Collabora har också ett menyband, med LibreOffice under: i presentationen visade den Calibri som Carlito, LibreOffice typsnitt med samma bredder.

Redigera samtidigt

Båda redigerar i realtid. Vi öppnade avtalet som Erik och sedan som Anna, och Anna skrev " – utkast" efter rubriken. I båda såg Erik det inom en och en halv sekund, med en flagga med Annas namn vid hennes markör.

Sedan ställde båda markören först i rubriken och skrev samtidigt, bokstav för bokstav, Anna "ANNA " och Erik "ERIK ". Ingen av redigerarna tappade en bokstav, och båda visade samma resultat för båda: "ERIK ANNA Avtal om…" i Collabora och "ANNA ERIK Avtal om…" i ONLYOFFICE. Eftersom avtalet hade spårade ändringar påslaget sparades varje infogning under sin författares namn, i en färg per person.

Med 22 användare i samma dokument lät båda fortfarande den 22:a redigera.

Versioner

Båda sparar i Nextcloud, som behåller den tidigare kopian som en version varje gång: när någon sparar, och när den sista stänger dokumentet. Versionerna är Nextclouds, så de fungerar likadant med båda redigerarna, och Versions i filens sidopanel listar dem. Vi återställde avtalets första version efter flera omgångar ändringar och fick tillbaka originalfilen, byte för byte. Nextcloud sparade vem som sparade varje version: med ONLYOFFICE stod Eriks sparning på honom; en gästs sparning, se nedan, saknade författare.

Dela med en publik länk

Vi delade avtalet med en publik länk med redigeringsrätt och öppnade den i en webbläsare utan konto. Båda öppnade dokumentet för redigering.

• Collabora frågade först efter ett namn, och gästens spårade ändringar syntes som "Gustav (gäst) (Guest)".
• ONLYOFFICE visade en namnruta i ett hörn, som vi lämnade tom: ändringen sparades som "Anonymous".

I mobilen

Vi öppnade avtalet i en webbläsare lika stor som en iPhone.

• Collabora visade dokumentet med en pennknapp. Efter ett tryck bytte den till en mobillayout med verktygsfältet längst ner, och vi kunde redigera. Sidan anpassar sig inte till skärmen: du skrollar i sidled.
• ONLYOFFICE Community visade dokumentet och en varning: "Using the free Community version, you can open documents for viewing only. To access mobile web editors, a commercial license is required." ONLYOFFICE egen jämförelse listar redigerare för mobilwebben som en betald funktion.

Export till PDF

Båda exporterade avtalet till PDF inifrån redigeraren: tre sidor var, med sidhuvud, sidfot och text som går att markera.

Svenska

Båda följer språket som varje användare väljer i Nextcloud, under Personal settings > Personal info > Language. Vi satte Eriks till svenska, och han fick "Arkiv", "Hem", "Infoga", "Granska" och "Redigering" i Collabora, och "Arkiv", "Hem", "Infoga", "Rita" och "Granskning" i ONLYOFFICE.

Båda rättstavade avtalet på svenska och strök under våra felstavningar, eftersom dokumentet är märkt som svenskt. Collabora kontrollerar bara språken i sin inställning dictionaries, som från början inte har svenska: vår enhet lägger till sv_SE. ONLYOFFICE har en svensk ordlista inbyggd. Presentationen hade inget språk angivet, och båda kontrollerade den som engelska och strök under varje svenskt ord.

Resurser

De två arbetar på motsatt sätt, och minnet visar det.

• Collabora kör en LibreOffice-process på servern för varje öppet dokument, som ritar sidorna och skickar dem till webbläsaren som bilder. En person som redigerade lade till cirka 120 MB till de 295 MB den använde i vila, fler personer i samma dokument nästan ingenting, och varje ytterligare dokument cirka 70 MB: fem personer i fem dokument nådde 709 MB. Ritandet görs också av serverns CPU, så ett mer upptaget team behöver fler kärnor.
• ONLYOFFICE ritar dokumentet i varje persons webbläsare och använder servern för att skicka ändringar mellan dem och för att konvertera filer. Den börjar högre, på 536 MB, men växte minst: fem personer i fem dokument nådde 634 MB. Webbläsaren gör mer av jobbet i stället: redigeraren laddar ner cirka 9 MB skript bara för Word-filer. Efter varje start, även efter en omstart av servern, ägnade ONLYOFFICE cirka tre minuter åt att skapa förhandsbilder av sina teman med mer än en hel kärna, fast den svarade efter 9 sekunder.

Båda får plats bredvid Nextcloud på en server med 8 GB, och tillsammans med Nextcloud använde de cirka 1 GB i vila.

Uppdateringar och säkerhetskopior

Collabora publicerar bara fullständiga versionsnummer och latest för sin gratisversion, så vår enhet följer latest med Podmans automatiska uppdateringar: en ny CODE-version, ungefär en gång i månaden, installeras av sig själv. ONLYOFFICE följer taggen 10.0, så rättningar inom 10.0 installeras av sig själva, och du går till 10.1 genom att byta tagg. ONLYOFFICE 10.0 hade kommit två dagar före vårt test, och Nextcloud-appen vi använde hade stöd för den.

Ingen av dem håller dina dokument: de ligger i Nextcloud, med sina versioner, så säkerhetskopian i Nextcloud-guiden täcker dem. För kontorsservrarna sparar du enhetsfilerna och hemligheterna. Båda kom tillbaka av sig själva efter en omstart, och Nextcloud fick kontakt med dem igen utan hjälp.

Så körde vi Collabora Online

Som en användare collabora, skapad som nextcloud i steg 1 i Nextcloud-guiden, med ett lösenord till Collaboras adminkonsol:

printf %s "$(openssl rand -hex 16)" | podman secret create collabora-admin-password -
mkdir -p ~/.config/containers/systemd

~/.config/containers/systemd/collabora.container:

[Container]
ContainerName=collabora
Image=docker.io/collabora/code:latest
# Collabora refuses Podman's link-local route to the host, so it uses the host's network,
# listening on 127.0.0.1:8142 only: the port is not open to the internet.
Network=host
# The only Nextcloud that may open documents here
Environment=aliasgroup1=https://cloud.example.com:443
Environment="extra_params=--port=8142 --o:net.listen=loopback --o:net.proto=IPv4 --o:ssl.enable=false --o:ssl.termination=true"
Environment="dictionaries=sv_SE en_GB en_US"
Environment=username=admin
Secret=collabora-admin-password,type=env,target=password
AutoUpdate=registry

[Service]
Restart=always

[Install]
WantedBy=default.target

Starta den med systemctl --user daemon-reload och systemctl --user start collabora; loggen säger Listening to client connections on port 8142 när den är redo. Två fel i loggen gjorde ingen skada i vårt test: den begränsar sina trådar till de två kärnorna på en server med 2 vCPU, och den har ingen "proof key" att signera sina anrop med; dokumenten öppnades och sparades ändå.

Blocket i Caddys ~/Caddyfile:

office.example.com {
    reverse_proxy 127.0.0.1:8142
}

Lägg till en rad under den befintliga AddHost i Nextclouds nextcloud.pod, och kör sedan systemctl --user daemon-reload och systemctl --user restart nextcloud-pod som nextcloud:

AddHost=office.example.com:host-gateway

Installera sedan Nextcloud Office som nextcloud och peka den mot Collabora. Listan över tillåtna adresser har serverns IPv4- och IPv6-adress:

occ app:install richdocuments
occ config:app:set richdocuments wopi_url --value=https://office.example.com
occ config:app:set richdocuments wopi_allowlist --value=203.0.113.10,2001:db8::10
occ richdocuments:activate-config

Det sista kommandot ska sluta med Detected WOPI server: Collabora Online Development Edition.

Så körde vi ONLYOFFICE Docs

Som en användare onlyoffice, skapad på samma sätt, med nyckeln som ONLYOFFICE och Nextcloud delar:

printf %s "$(openssl rand -hex 24)" | podman secret create onlyoffice-jwt-secret -
mkdir -p ~/.config/containers/systemd

~/.config/containers/systemd/onlyoffice.container:

[Container]
ContainerName=onlyoffice
Image=docker.io/onlyoffice/documentserver:10.0
# Only Caddy, on this server, can reach ONLYOFFICE: the port is not open to the internet.
PublishPort=127.0.0.1:8143:80
AddHost=cloud.example.com:host-gateway
Volume=onlyoffice-data:/var/www/onlyoffice/Data
Volume=onlyoffice-lib:/var/lib/onlyoffice
Environment=JWT_ENABLED=true
Secret=onlyoffice-jwt-secret,type=env,target=JWT_SECRET
AutoUpdate=registry

[Service]
Restart=always
TimeoutStartSec=900

[Install]
WantedBy=default.target

Starta den med systemctl --user daemon-reload och systemctl --user start onlyoffice; curl http://127.0.0.1:8143/healthcheck svarar true när den är redo. Äldre guider för ONLYOFFICE monterar också /var/lib/postgresql: i 10.0 körde containern utan egen databas, med bara dokumenttjänsten, konverteraren och nginx. Visa nyckeln, som Nextcloud behöver:

podman secret inspect --showsecret --format '{{.SecretData}}' onlyoffice-jwt-secret

Blocket i Caddys ~/Caddyfile:

onlyoffice.example.com {
    reverse_proxy 127.0.0.1:8143
}

Lägg till AddHost=onlyoffice.example.com:host-gateway i nextcloud.pod och starta om podden, som för Collabora. Sedan, som nextcloud, med nyckeln från ovan:

occ app:install onlyoffice
occ config:app:set onlyoffice DocumentServerUrl --value=https://onlyoffice.example.com/
occ config:app:set onlyoffice jwt_secret --value=THE-KEY
occ onlyoffice:documentserver --check

Kontrollen ska säga is successfully connected. Nyckeln ligger då också i Nextclouds databas, så fungerar appen. Använd en av de två apparna åt gången: occ app:disable richdocuments innan du slår på onlyoffice, eller tvärtom.

Licens och kostnad

Vi läste licenstexterna och prissidorna den 14 oktober 2026.

• Collabora Online görs av Collabora Productivity i Storbritannien, på LibreOffice, och källkoden ligger under Mozilla Public License 2.0. CODE, utvecklingsversionen vi testade, är gratis, och Collaboras sida om CODE kallar den "perfect for testing, home use or small teams, but not recommended for production environments": en rullande version varje månad, utan långtidssupport. Den satte ingen gräns för användare eller dokument i vårt test, och det säger dess inställningar också, om du inte slår på dess "home mode", som tar bort välkomstskärmen och frågorna om återkoppling men begränsar den till 20 anslutningar och 10 dokument. Annars går välkomstskärmen, som varje ny användare ser, inte att stänga av. Collabora Online for Business, med långtidssupport och säkerhetsuppdateringar, kostar 3 euro per användare och månad för upp till 99 användare; Enterprise, från 100 användare, till ett pris du får fråga om.
• ONLYOFFICE Docs görs av Ascensio System i Riga i Lettland, och Community Edition ligger under GNU AGPL 3.0. Dess sida på GitHub säger att Community Edition rekommenderas för "up to 20" användare och saknar redigerare för mobilwebben, adminpanel och kluster. Vi såg ingen hård gräns: även den 22:a användaren kunde redigera. Docs Enterprise prissätts per server efter antalet samtidiga anslutningar, där varje flik med ett dokument räknas som en; ONLYOFFICE prissida börjar på 1 500 US-dollar för en server med 50 anslutningar och ett års uppdateringar och support, och 3 000 för 100.

För ett företag som redigerar sina egna dokument på sin egen server tillåter båda gratisversionerna det utan kostnad.

Google Workspace och Microsoft 365 i dag

Det här kommer från Googles och Microsofts egna prissidor, lästa den 14 oktober 2026, inte från våra tester.

Källor: Google Workspace priser och Microsoft 365 för företag. Google visade listpriser med en introduktionsrabatt för nya kunder, som vi har lämnat utanför. Båda säljer sina företagspaket för upp till 300 användare.

För 10 personer blir det 816 € om året för Business Starter och cirka 8 000 kr om året för Business Basic, och det växer med varje person ni lägger till. En server med Nextcloud och en av redigerarna kostar lika mycket för 3 personer som för 30.

Det här ger du upp jämfört med Google Docs och Microsoft 365

På en egen server stannar dokumenten i Sverige, priset följer inte antalet personer, och ingen ändrar ert paket åt er. Men var ärlig mot dig själv om vad du lämnar:

• Microsofts egen motor. Microsoft 365 öppnar Word-, Excel- och PowerPoint-filer med samma kod som datorprogrammen. Båda redigerarna behöll våra testfiler hela, men de var inte gjorda i Microsoft Office, och makron, SmartArt, formulärfält, Excel-tabeller med utsnitt och liknande ingick inte i testet. Räkna med att kontrollera era viktigaste mallar.
• Mobilen. Microsoft 365 Business Basic har mobilversionerna av Word, Excel och PowerPoint, enligt Microsofts sida. Collabora redigerar i mobilens webbläsare; ONLYOFFICE gratisversion visar bara dokumenten i mobilen.
• AI. Gemini finns i Docs, Kalkylark och Presentationer från Googles Business Standard, och Microsoft säljer Copilot med sina paket, enligt deras prissidor. Ingen av våra gratisversioner har en AI-assistent färdig att använda.
• Arbete utan nät. Båda våra redigerar i webbläsaren, uppkopplade mot er server. Utan nät jobbar du med filen som Nextclouds datorapp har synkat, i ett program på datorn.
• Driften. Uppdateringar, en server, säkerhetskopior och någon som märker när den stannar är ert ansvar. Collaboras gratisversion är en rullande utvecklingsversion utan långtidssupport, som tillverkaren inte rekommenderar för produktion.

Vilken ska du välja

ONLYOFFICE Docs passar ett team som skickar Word-, Excel- och PowerPoint-filer fram och tillbaka med kunder och jobbar vid datorn. Gränssnittet ligger närmast Microsoft Office, den ritar dokumenten i webbläsaren så att servern växte minst när fler kom in, och den har en svensk ordlista inbyggd. Svagheterna är ingen redigering i mobilen utan betald licens, mer minne i vila, en avbild på 2,1 GB, en nyckel som du delar med Nextcloud för hand och en gratisversion som tillverkaren rekommenderar för upp till 20 användare; därutöver får du räkna med Enterprise för 1 500 US-dollar eller mer per server.

Collabora Online passar ett team som också redigerar i mobilen, jobbar med OpenDocument-filer lika väl som Office-filer eller helt enkelt vill ha alla funktioner gratis: CODE lät oss redigera i webbläsaren i mobilstorlek, behöll övergången i PowerPoint som ONLYOFFICE skrev om och var minst i vila. Svagheterna är minne och CPU som växer med varje öppet dokument, listan över tillåtna WOPI-adresser och värdens nätverk som den behöver i vår uppsättning, en välkomstskärm som inte går att stänga av och en gratisversion som är en utvecklingsversion; för produktion säljer Collabora Business för 3 euro per användare och månad.

Båda körs bredvid Nextcloud på samma server. Följ Nextcloud-guiden och lägg till någon av dem från avsnitten ovan; en Standard Micro, med 2 vCPU, 8 GB och 250 GB disk för filerna, kör Nextcloud med valfri redigerare för ett litet team, som vårt test gjorde på en VC-P Alloy med lika många kärnor och lika mycket minne. För ett större team med Collabora, som ritar varje sida på servern, välj fler kärnor. Om du fortfarande väljer var filerna ska ligga, läs Nextcloud eller Seafile?.