Outline eller BookStack? Wikis för teamet på egen server jämförda

Det korta svaret

Välj BookStack om du vill ha en enkel och förutsägbar wiki med vanliga lösenord, LDAP eller SAML, export till PDF och MIT-licens: den använde minst minne och gör allt i sin gratisversion. Välj Outline om ni skriver tillsammans och vill ha en snabb, modern redigerare där flera skriver i samma dokument samtidigt, och du kan leva med inloggning via e-postlänk eller en inloggningstjänst, en licens som inte är öppen källkod och ingen export till PDF.

Det här testade vi

Vi installerade båda på samma nya Melonslab VC-P Alloy (2 vCPU, 8 GB) med Debian 13, den ena efter den andra, och följde våra guider Outline med rootless Podman och BookStack med rootless Podman steg för steg. De körde under var sin användare, bakom samma Caddy. Varje steg fungerade som det stod skrivet.

Sedan byggde vi samma lilla kunskapsbank i båda:

• tre delar: Handbook, IT och Management;
• tio sidor, med två bilder, två tabeller och två kodblock, där IT-sidorna var uppdelade i två grupper, Infrastructure och Office IT;
• en administratör, Anna, och en redaktör, Erik. Erik fick läsa handboken men inte ändra den, redigera allt i IT och inte se Management alls.

Vi körde samma 15 sökningar som båda användarna, exporterade och importerade sidor, bytte Eriks språk till svenska, startade om servern, mätte minnet och körde säkerhetskopieringen och återställningen från varje guide.

Siffrorna

Minnet är summan av appens containrar, mätt med podman stats fyra minuter efter en omstart, när vi hade öppnat varje wiki en gång. Det mesta av datan på disken är de tomma databaserna själva: de tio sidorna och två bilderna tar långt under en megabyte i båda.

Struktur

De två ordnar innehållet på olika sätt, och det styr hur en wiki växer.

Outline har samlingar, och i dem dokument som kan innehålla andra dokument, så djupt du vill. Det finns inga mappar: vår grupp Infrastructure var ett eget dokument, med Servers och Backups under sig. Sidofältet visar hela trädet, och du flyttar dokument genom att dra dem.

BookStack har fyra fasta nivåer: hyllor rymmer böcker, böcker rymmer kapitel och sidor, och kapitel rymmer sidor. Våra delar blev böcker på en hylla, och Infrastructure blev ett kapitel. En sida kan inte innehålla en annan sida, så ett djupare träd måste delas upp i fler böcker. I gengäld ser varje bok likadan ut, vilket gör det lätt att hitta i en stor wiki.

Redigering

Outline har en redigerare, och varje dokument går att redigera så fort du tittar på det, om du får ändra det. Den fungerar som en modern anteckningsapp: / på en tom rad visar blocken, som tabeller, kodblock och bilder, och kortkommandon från Markdown som # och ** fungerar medan du skriver. Ändringar sparas av sig själva. Vi öppnade samma dokument som Anna och Erik i två webbläsare, och det Anna skrev syntes direkt i Eriks fönster, med hennes markör.

BookStack har två redigerare. Standard är en som fungerar som ett ordbehandlingsprogram, med verktygsfält; den andra är Markdown, med en förhandsvisning bredvid. Du väljer Edit, skriver och väljer Save Page, och varje sparning blir en version som du kan skriva en kommentar till. När Anna öppnade en sida som Erik hade börjat redigera varnade BookStack henne: "Erik Lund has started editing this page in the last 60 minutes. Take care not to overwrite each other's updates!" Det går inte att redigera samtidigt.

Båda sparar tidigare versioner, med vad som ändrats, och båda har kommentarer på sidorna. Sidor som vi skapade i Markdown via BookStacks API öppnades fortsatt i Markdown-redigeraren; sidor som du börjar i webbläsaren öppnas i ordbehandlingsläget.

Sökning

Vi körde samma sökningar som Anna och som Erik. Båda hittade ord i text, i tabeller och i kodblock, som Titanium, restic och pg_dump, och ingen av dem förlät ett stavfel: bakup gav inget i någon av dem. Skillnaderna:

• Böjningar. Outline kopplade salary till "Salaries" och server till "Servers". BookStack matchar början av ett ord, så server hittade "Servers" och backup hittade "Backups", men salary hittade inte "Salaries".
• Flera ord. Outline letade efter sidor med alla orden: floor plan hittade introduktionssidan med planritningen. BookStack visade också sidor med bara ett av orden, så floor plan gav två sidor till där ordet "plan" fanns. Med citattecken, som "guest network", letade BookStack efter hela frasen.
• Vad du får tillbaka. BookStacks träffar tar också med böcker och kapitel vars namn eller beskrivning matchar.

Båda höll Eriks träffar till det han får se: en sökning på salary eller confidential gav inget för honom i någon av dem, och sidorna hittades för Anna.

Behörigheter

Båda gjorde det vi bad om. Skillnaden är hur detaljerat du kan styra.

Outline styr åtkomst per samling: ingen åtkomst, bara läsa eller redigera, för alla, med personer eller grupper som läggs till ovanpå. Ett enskilt dokument kan också delas med en person. Vi delade sidan Salary review med Erik med läsrätt: han kunde läsa och hitta den, men inte redigera den eller se resten av Management, och han förlorade den igen när vi tog bort honom. Rollerna i arbetsytan är Admin, Editor och Viewer. Gästanvändare, för personer utanför företaget, finns inte i gratisversionen.

BookStack styr åtkomst per roll, och rollerna är dess grupper: det finns inga behörigheter för en enskild person, så ett undantag kräver en egen roll. Behörigheter kan sättas på en hylla, en bok, ett kapitel eller en enskild sida, var för sig för att visa, skapa, redigera och ta bort. Vi öppnade en sida i den dolda boken Management för Eriks roll, och han kunde läsa den sidan medan boken förblev dold. BookStacks standardroll Editor får också redigera och ta bort alla böcker och hyllor, så gå igenom rollerna under Settings > Roles innan du bjuder in någon.

Störst är skillnaden för bilder. I Outline kräver en bild inloggning. I BookStack kan alla som har bildens adress öppna den utan att logga in, som dess guide förklarar.

Inloggning

Outline har inga lösenord. Man loggar in med en länk som skickas med e-post, med en passkey eller via Google, Microsoft, Slack, Discord eller en OpenID Connect-server som authentik. Utan fungerande e-post, eller någon av de tjänsterna, kan ingen ny logga in. SAML finns bara i Outlines betalversioner, och LDAP finns inte.

BookStack har vanliga lösenord, med tvåstegsverifiering via en app om du vill, och kan i stället lämna inloggningen till LDAP, SAML 2.0 eller OpenID Connect, eller lägga till knappar för Google, Microsoft, GitHub, GitLab och andra tjänster. Den fungerar utan e-post: du sätter lösenorden själv. Det passar ett kontor med Active Directory eller ett team utan gemensam e-postdomän.

Vi testade e-postlänken och inbjudningar i Outline, och lösenord i BookStack, som varje guide sätter upp. Vi testade inte LDAP, SAML eller OpenID Connect i någon av dem.

Import och export

Vi importerade en sida som BookStack hade exporterat till Outline, som Markdown och som HTML. Båda kom fram med tabell och lista; från HTML blev bilden en uppladdning i Outline, från Markdown blev den kvar som en länk tillbaka till BookStack. BookStack importerade sin egen ZIP-export med en förhandsvisning först, bilden inräknad. Den kan inte importera Markdown- eller Word-filer i webbläsaren; API:t tar emot Markdown eller HTML för varje sida. Outlines import från Confluence finns i betalversionerna.

API

Båda har ett komplett API och webhooks. Vi byggde hela testwikin i båda via API:t.

• Outlines API tar ett POST med JSON för varje åtgärd, som documents.create, med en nyckel som du skapar under API & Access. Det tar emot Markdown.
• BookStacks är ett REST-API, dokumenterat i själva wikin på /api/docs, med en token som du skapar under My Account. En roll behöver Access system API för att använda det, vilket bara Admin har som standard. Det tar emot Markdown eller HTML.

Svenska

Båda finns översatta till svenska, och varje användare kan välja det. I Outline är det Svenska (Swedish) under Preferences; i BookStack Svenska under My Account > Profile Details. Båda guiderna visar hur du gör det till standard för nya användare. Båda hade översatt de menyer och knappar vi såg; innehållet stannar på det språk du skriver det på.

Resurser

BookStack är en PHP-app, och dess container använde 20 MB i vila; det mesta av dess 150 MB var MariaDB. Outline är en Node.js-app som håller mer i minnet och behöver Valkey för sina köer, vilket gav omkring 225 MB. Båda är små jämfört med en server på 8 GB, och tillsammans använde de under 400 MB.

Outlines avbild är den stora, 1,15 GB ensam, så den tog ungefär dubbelt så mycket disk som BookStack innan något innehåll fanns.

Uppdateringar och säkerhetskopior

Outlines guide följer taggen 1.11, så rättningar installeras av sig själva, och du går över till nästa version, ungefär varje eller varannan månad, genom att byta tagg efter att ha läst versionsinformationen. Administratörer ser under Installation i inställningarna om det finns en nyare version.

BookStack kommer som en avbild från LinuxServer.io, eftersom BookStack inte ger ut någon egen, och dess guide följer latest, så nya versioner installeras av sig själva. BookStack numrerar sina versioner efter år och månad, som 26.09. LinuxServer.io säger att de inte stöder uppdateringar utan tillsyn, och guiden visar hur du låser en version i stället.

Båda säkerhetskopiorna är en dump av databasen, en volym med uppladdningarna och nycklarna från installationen: 368 KB för Outline och 504 KB för BookStack i vårt test. Vi återställde båda till tomma volymer, och sidorna, bilderna, användarna och behörigheterna kom tillbaka. Båda startade också igen av sig själva efter en omstart av servern.

Licens och kostnad

Vi läste de aktuella licenstexterna och prissidorna den 14 oktober 2026.

• BookStack är öppen källkod under MIT-licensen och görs av Dan Brown i Storbritannien tillsammans med sin community. Det finns ingen betalversion: allt finns i gratisversionen. HTTP Functions Ltd säljer support för 450 pund om året, eller 4 500 pund för en företagsplan.
• Outline är under Business Source License 1.1, som enligt sin licenstext "is not an Open Source license". Du får köra den, ändra den och använda den i drift, men inte sälja den till andra som en "Document Service", där utomstående skapar egna team och dokument. Varje version blir öppen källkod under Apache 2.0 fyra år efter att den släpps: för 1.11.0 är datumet 12 oktober 2030. Den görs av General Outline, Inc. i USA. Den fria Community Edition, som vår guide använder, saknar gästanvändare, SAML, säkerhetsloggen, importen från Confluence och AI-svar; de finns i Business-versionen för egen server, för 4 US-dollar per användare och månad, med årsbetalning och minst 10 användare. Outlines molntjänst börjar på 10 dollar i månaden för upp till 10 medlemmar.

För ett företag som kör en wiki för sin egen personal tillåter båda licenserna det utan kostnad. På din egen server stannar dokumenten i Sverige med båda.

Vilken ska du välja

BookStack passar de flesta små företag som vill ha dokumentation som ligger still: rutiner, anteckningar om servrar och manualer som några få skriver och många läser. Den klarar sig på omkring 150 MB, loggar in med lösenord eller er befintliga LDAP eller SAML, exporterar PDF, styr behörigheter ner till en enskild sida och har MIT-licens utan att något hålls tillbaka. Dess svagheter är de fyra fasta nivåerna, sökningen som matchar vilket som helst av dina ord, bilder som går att öppna utan inloggning för den som har adressen, en redigerare där två personer skriver över varandra om de struntar i varningen, och en avbild som görs av LinuxServer.io och inte av projektet. Följ BookStack-guiden. Den går gott och väl på en VC-P Alloy, bredvid andra appar.

Outline passar ett team som skriver tillsammans varje dag: mötesanteckningar, planer och instruktioner som ändras ofta. Dess redigerare är den snabbare att skriva i, flera kan redigera samtidigt, dokument kan ligga i varandra så djupt du vill, sökningen förstår böjningar och bilder kräver inloggning. Dess svagheter är inloggningen som hänger på e-post eller en inloggningstjänst, ingen LDAP, ingen export till PDF och inga gästanvändare i gratisversionen, en licens som inte är öppen källkod och dubbelt så mycket disk. Följ Outline-guiden, på en VC-P Alloy.

Tillsammans använde de under 400 MB, så en VC-P Alloy kan också köra båda, som på vår testserver.